Kebijakan Privasi Aplikasi Cuti dan Reimbursement

Berlaku efektif: 20 November 2024

1. Pendahuluan

Aplikasi Cuti dan Reimbursement ("kami", "aplikasi", atau "layanan") berkomitmen untuk melindungi privasi penggunanya. Kebijakan privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, mengungkapkan, dan melindungi informasi pribadi Anda.

2. Informasi yang Kami Kumpulkan

2.1 Informasi Pribadi

  • Nama lengkap
  • Nomor identitas karyawan
  • Alamat email kerja
  • Nomor telepon
  • Jabatan dan departemen
  • Informasi atasan langsung

2.2 Informasi Terkait Cuti

  • Riwayat pengajuan cuti
  • Saldo cuti
  • Dokumen pendukung cuti
  • Catatan medis (untuk cuti sakit)
  • Komentar dan catatan terkait pengajuan

2.3 Informasi Terkait Reimbursement

  • Data klaim pengeluaran
  • Bukti pembayaran
  • Riwayat transaksi reimbursement
  • Dokumen pendukung klaim

2.4 Informasi yang Dikumpulkan Secara Otomatis

  • Log aktivitas sistem
  • Waktu akses

3. Penggunaan Informasi

3.1 Tujuan Pengumpulan Data

  • Memproses pengajuan cuti dan reimbursement
  • Verifikasi identitas pengguna
  • Manajemen sumber daya manusia
  • Pembayaran reimbursement
  • Pelaporan dan analisis
  • Kepatuhan terhadap regulasi
  • Komunikasi dengan pengguna
  • Peningkatan layanan

3.2 Dasar Hukum Pemrosesan

  • Pelaksanaan kontrak kerja
  • Kewajiban hukum
  • Kepentingan yang sah
  • Persetujuan pengguna

4. Penyimpanan dan Keamanan Data

4.1 Lokasi Penyimpanan

  • Data center yang berlokasi di Indonesia
  • Backup data di lokasi terpisah
  • Penyimpanan sesuai standar keamanan industri

4.2 Periode Retensi

  • Data aktif: selama masa kerja
  • Data inaktif: 5 tahun setelah pemutusan hubungan kerja
  • Data keuangan: 10 tahun sesuai regulasi perpajakan

4.3 Tindakan Keamanan

  • Enkripsi data end-to-end
  • Kontrol akses berbasis peran
  • Pemantauan keamanan 24/7
  • Backup berkala
  • Protokol keamanan jaringan
  • Audit keamanan regular

5. Pembagian dan Pengungkapan Informasi

5.1 Pihak Internal

  • Departemen HR
  • Atasan langsung
  • Tim Finance
  • Auditor internal
  • IT support

6. Hak Pengguna

6.1 Hak-hak Dasar

  • Akses terhadap data pribadi
  • Koreksi data yang tidak akurat
  • Penghapusan data (sesuai regulasi)
  • Pembatasan pemrosesan
  • Portabilitas data
  • Penolakan pemrosesan

6.2 Cara Menggunakan Hak

  • Menghubungi HR Department
  • Mengajukan permintaan tertulis
  • Verifikasi identitas
  • Waktu respon maksimal 30 hari

7. Cookie dan Teknologi Pelacakan

7.1 Penggunaan Cookie

  • Cookie sesi
  • Cookie fungsional
  • Cookie analitis
  • Cookie keamanan

7.2 Kontrol Pengguna

  • Pengaturan browser
  • Opsi penolakan cookie
  • Manajemen preferensi

8. Perubahan Kebijakan Privasi

8.1 Proses Update

  • Notifikasi perubahan
  • Periode pemberitahuan
  • Persetujuan jika diperlukan

8.2 Riwayat Perubahan

  • Dokumentasi versi
  • Rangkuman perubahan
  • Tanggal efektif

9. Kontak

9.1 Petugas Perlindungan Data

9.2 Pengaduan dan Pertanyaan

  • Prosedur pengaduan
  • Waktu respon
  • Eskalasi masalah
  • Rujukan ke otoritas pengawas

10. Penutup

Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda menyetujui pengumpulan dan penggunaan informasi sesuai dengan kebijakan privasi ini. Kami berkomitmen untuk meninjau dan memperbarui kebijakan ini secara berkala untuk memastikan perlindungan optimal terhadap data pengguna.